En los últimos años, las exigencias en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo se han intensificado de forma notable. Para muchos clientes, los procesos de Know Your Customer (KYC) y Anti-Money Laundering (AML) pueden parecer, en un primer momento, técnicos, formales o excesivamente complejos. En nuestro despacho, sin embargo, los entendemos como una parte esencial de un asesoramiento jurídico responsable y de una gestión del mandato segura, rigurosa y fiable.
Nuestro compromiso consiste en cumplir las obligaciones legales con el máximo nivel de diligencia, integrándolas al mismo tiempo en procedimientos claros, comprensibles y prácticos para nuestros clientes. Un proceso de KYC y AML bien estructurado no solo garantiza el cumplimiento normativo: también genera confianza, protege a todas las partes implicadas y sienta las bases de una colaboración fluida con bancos, notarios, autoridades y socios comerciales.
Un inicio claro y estructurado de cada relación profesional
Toda relación profesional comienza, para nosotros, con una comprensión precisa de la persona o empresa a la que vamos a representar. Recabamos los datos esenciales, identificamos a los titulares reales y obtenemos una visión sólida del contexto jurídico y económico del asunto de que se trate.
Para ello trabajamos con los formularios de la Ley alemana de Prevención del Blanqueo de Capitales (GwG) de la Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK), que nos permiten calificar el mandato con la debida seguridad jurídica, documentar adecuadamente las estructuras de propiedad y control, y realizar una evaluación del riesgo conforme a la normativa aplicable. Este enfoque estructurado aporta claridad desde el inicio y contribuye a evitar requerimientos posteriores innecesarios durante la tramitación del mandato.
Mandato ordinario o actividad sujeta a especial control
Un elemento central de nuestro análisis consiste en distinguir entre los mandatos ordinarios y aquellas operaciones comprendidas en las categorías especialmente relevantes a efectos de la normativa de prevención del blanqueo de capitales. Mientras que en los asuntos ordinarios resultan aplicables las obligaciones generales de diligencia debida, determinadas operaciones exigen, por su perfil de riesgo, verificaciones adicionales y medidas reforzadas.
Concedemos especial importancia a explicar esta clasificación de forma transparente y comprensible. Nuestros clientes deben conocer por qué su asunto se integra en una determinada categoría, qué consecuencias jurídicas se derivan de ello y qué documentación o actuaciones pueden resultar necesarias. Para nosotros, la transparencia no es un elemento accesorio, sino parte integrante de un asesoramiento cualificado y basado en la confianza.
Identificación segura, eficiente y orientada al cliente
Cuando la ley exige un procedimiento formal de identificación, lo llevamos a cabo con eficiencia, seguridad jurídica y una clara orientación práctica. Si el contacto tiene lugar personalmente en nuestro despacho, la identificación se realiza directamente mediante la comprobación de un documento original de identidad en vigor.
En el caso de clientes con residencia en Alemania, la verificación de identidad se efectúa habitualmente a través del procedimiento PostIdent. Para clientes internacionales, ponemos a disposición el sistema VideoIdent. Ambos métodos ofrecen un estándar fiable y consolidado, y permiten completar la identificación de forma segura sin generar obstáculos innecesarios.
Aunque estos pasos puedan parecer eminentemente técnicos, responden a una finalidad muy concreta: garantizar con certeza con quién estamos trabajando e identificar de manera inequívoca a las personas que se encuentran detrás de una estructura societaria o de una operación determinada.
Gestión segura de operaciones y movimientos patrimoniales
Cuando, en el marco de un mandato, deban gestionarse activos —por ejemplo, en una operación de adquisición inmobiliaria—, podemos habilitar, cuando proceda, una cuenta de depósito individual de cliente (Einzelanderkonto). Este mecanismo permite custodiar y administrar fondos de manera segura, separada y plenamente trazable.
Para ello precisamos los datos completos de identificación de los titulares reales, así como toda aquella información legalmente exigible, incluida la información fiscal cuando resulte necesaria en el caso concreto. Nuestra experiencia demuestra que cuanto antes queden definidos estos extremos, más ágil y ordenada será la tramitación posterior, tanto con nuestro despacho como con bancos, notarios y autoridades.
El origen de los fondos como elemento esencial de control
Otro de los pilares de nuestros procesos de KYC y AML es la verificación del origen de los fondos empleados. Ya se trate de una inversión, de una transacción concreta o de un mandato de asesoramiento continuado, debemos poder comprender de forma razonable y documentada cuál es la procedencia de los recursos utilizados.
Por este motivo, solicitamos habitualmente a nuestros clientes una explicación breve, coherente y verificable y, cuando sea necesario, documentación complementaria. Esta transparencia no solo responde a una exigencia legal: en la práctica, también contribuye de manera decisiva a evitar consultas posteriores y a garantizar una ejecución sólida, estable y jurídicamente segura del proyecto.
KYC y AML como proceso continuo
Las obligaciones de diligencia no concluyen con la aceptación del mandato. Las circunstancias personales pueden variar, las estructuras societarias evolucionan y los titulares reales pueden cambiar con el tiempo. Por ello, concebimos el KYC y el AML no como una formalidad puntual, sino como un proceso continuo.
Mantenemos actualizada la información relevante, reaccionamos ante cambios sustanciales y adaptamos nuestra evaluación del riesgo siempre que resulta necesario. Esta atención constante forma parte de nuestra responsabilidad profesional y contribuye a la protección sostenida de nuestros clientes y de sus intereses.
Tecnología al servicio del rigor jurídico
Naturalmente, utilizamos herramientas tecnológicas que nos permiten recopilar información con mayor eficiencia, mantener una documentación ordenada y estructurar los procesos con fiabilidad. No obstante, la valoración jurídica del mandato, la apreciación de los factores de riesgo y el análisis del origen de los fondos son realizados en todo momento por profesionales del Derecho con experiencia.
Porque, en última instancia, el KYC y el AML siguen siendo una cuestión de responsabilidad profesional, precisión jurídica y rigor en el ejercicio de la abogacía.
Nuestra forma de entender una gestión excelente del mandato
Queremos que nuestros clientes se sientan acompañados con seguridad en cada fase del procedimiento: mediante procesos claros, explicaciones comprensibles y una forma de actuar que cumpla plenamente con las exigencias legales sin generar complejidad innecesaria.
Para nuestro despacho, la diligencia, la transparencia y la fiabilidad no son meras formalidades, sino una expresión de nuestro propio concepto de la abogacía. Así entendemos y aplicamos el KYC y el AML en nuestra firma.
Ribas & Partner mbB
Adrián Pineda Peña
Jurista