Die Anforderungen an die Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sind in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen. Für viele Mandantinnen und Mandanten wirken Prozesse im Bereich Know Your Customer (KYC) und Anti-Money Laundering (AML) zunächst technisch, formal oder unnötig komplex. Wir sehen das anders: als unverzichtbaren Bestandteil verantwortungsvoller anwaltlicher Beratung und einer sicheren, verlässlichen Mandatsführung.
Unser Anspruch ist es, die gesetzlichen Vorgaben mit größter Sorgfalt zu erfüllen und zugleich so umzusetzen, dass sie für unsere Mandanten klar, nachvollziehbar und praktikabel bleiben. Denn ein professionell strukturierter KYC- und AML-Prozess dient nicht nur der Compliance. Er schafft Vertrauen, schützt alle Beteiligten und bildet die Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit mit Banken, Notaren, Behörden und Geschäftspartnern.
Ein klar strukturierter Beginn jeder Mandatsbeziehung
Am Anfang jeder Mandatsübernahme steht für uns ein präzises Verständnis der Person oder des Unternehmens, das wir vertreten. Wir erfassen die wesentlichen Stammdaten, identifizieren die wirtschaftlich Berechtigten und gewinnen ein belastbares Bild vom rechtlichen und wirtschaftlichen Hintergrund des jeweiligen Vorhabens.
Dabei arbeiten wir mit den GwG-Formularen der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK). Sie ermöglichen uns eine rechtssichere Einordnung des Mandats, eine saubere Dokumentation von Eigentums- und Kontrollstrukturen sowie eine risikoorientierte Bewertung im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben. Dieser strukturierte Ansatz schafft von Beginn an Klarheit und reduziert spätere Rückfragen im weiteren Verlauf des Mandats.
Reguläres Mandat oder Kataloggeschäft?
Ein wesentlicher Bestandteil unserer Prüfung ist die Unterscheidung zwischen gewöhnlichen Mandaten und sogenannten Kataloggeschäften im Sinne des Geldwäschegesetzes. Während bei regulären Mandaten die allgemeinen Sorgfaltspflichten gelten, erfordern Kataloggeschäfte aufgrund ihres erhöhten Risikoprofils zusätzliche Prüfungen und weitergehende Maßnahmen.
Wir legen Wert darauf, diese Einordnung transparent und verständlich zu erläutern. Unsere Mandanten sollen wissen, weshalb ein Mandat in eine bestimmte Kategorie fällt, welche rechtlichen Folgen sich daraus ergeben und welche Unterlagen oder Verfahrensschritte erforderlich sind. Für uns ist Transparenz kein formaler Zusatz, sondern Teil einer qualifizierten und vertrauensvollen Beratung.
Identifizierung: rechtssicher, effizient und mandantenfreundlich
Soweit das Gesetz ein förmliches Identifikationsverfahren verlangt, führen wir dieses effizient und rechtssicher durch. Erfolgt der Kontakt persönlich in unserer Kanzlei, nehmen wir die Identifizierung unmittelbar anhand eines gültigen Originalausweises vor.
Bei Mandanten mit Wohnsitz in Deutschland erfolgt die Identitätsfeststellung regelmäßig über PostIdent. Für internationale Mandanten steht das VideoIdent-Verfahren zur Verfügung. Beide Verfahren sind bewährt und ermöglichen eine verlässliche Identifizierung, ohne unnötige Hürden zu schaffen.
Auch wenn diese Schritte auf den ersten Blick technisch erscheinen, verfolgen sie ein klares Ziel: Sie schaffen Sicherheit darüber, mit wem wir zusammenarbeiten, und stellen sicher, dass die hinter einer Struktur oder Transaktion stehenden Personen eindeutig identifiziert sind.
Sichere Abwicklung von Transaktionen
Wenn im Rahmen eines Mandats Vermögenswerte abgewickelt werden – etwa im Zusammenhang mit dem Erwerb einer Immobilie –, richten wir bei Bedarf ein Einzelanderkonto ein. Auf diesem Weg können Gelder sicher, getrennt und nachvollziehbar geführt werden.
Hierfür benötigen wir die vollständigen Identifikationsdaten der wirtschaftlich Berechtigten sowie die gesetzlich erforderlichen Angaben, einschließlich steuerlicher Informationen, soweit diese im Einzelfall notwendig sind. Unsere Erfahrung zeigt: Je klarer diese Punkte zu Beginn geklärt sind, desto effizienter und reibungsloser verläuft die weitere Abwicklung – sowohl mit uns als auch mit Banken, Notaren und Behörden.
Die Herkunft der Mittel als zentraler Prüfungsbaustein
Ein weiterer wesentlicher Bestandteil unserer KYC- und AML-Prozesse ist die Prüfung der Herkunft der eingesetzten Mittel. Ob Investition, Transaktion oder laufendes Beratungsmandat: Wir müssen nachvollziehen können, aus welcher Quelle die verwendeten Gelder stammen.
Daher bitten wir unsere Mandanten regelmäßig um eine kurze, nachvollziehbare Darstellung und – soweit erforderlich – um ergänzende Nachweise. Diese Transparenz dient nicht nur der Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Sie trägt erfahrungsgemäß auch wesentlich dazu bei, spätere Rückfragen zu vermeiden und die Grundlage für eine stabile, rechtssichere Umsetzung des Vorhabens zu schaffen.
KYC und AML als fortlaufender Prozess
Sorgfaltspflichten enden nicht mit der Mandatsannahme. Persönliche Verhältnisse können sich ändern, Gesellschaftsstrukturen entwickeln sich weiter und wirtschaftlich Berechtigte können wechseln. Deshalb verstehen wir KYC und AML nicht als einmalige Formalität, sondern als fortlaufenden Prozess.
Wir halten relevante Informationen aktuell, reagieren auf wesentliche Veränderungen und passen unsere Risikobewertung an, wenn dies erforderlich ist. Diese laufende Aufmerksamkeit ist Ausdruck anwaltlicher Verantwortung und dient dem dauerhaften Schutz unserer Mandanten und ihrer Vorhaben.
Technische Unterstützung – juristische Verantwortung
Selbstverständlich nutzen wir technische Hilfsmittel, um Informationen effizient zu erfassen, Dokumentationen sauber zu führen und Prozesse verlässlich zu strukturieren. Die rechtliche Bewertung eines Mandats, die Einschätzung von Risikofaktoren und die Beurteilung der Mittelherkunft erfolgen bei uns jedoch stets durch erfahrene Juristinnen und Juristen.
Denn im Kern bleibt KYC und AML eine Frage professioneller Verantwortung, rechtlicher Präzision und anwaltlicher Sorgfalt.
Unser Verständnis von guter Mandatsführung
Wir möchten, dass sich unsere Mandanten in jeder Phase des Verfahrens gut begleitet fühlen: durch klare Abläufe, verständliche Erläuterungen und ein Vorgehen, das den gesetzlichen Anforderungen umfassend gerecht wird, ohne unnötige Komplexität zu erzeugen.
Sorgfalt, Transparenz und Verlässlichkeit sind für uns keine Formalitäten, sondern Teil unseres anwaltlichen Selbstverständnisses. So leben wir KYC und AML in unserer Kanzlei.
Ribas & Partner mbB
Adrián Pineda Peña
Jurist